通过大量的调查研究和事实验证，我们提出了一种RFID技术的应用方案，不仅解决了RFID应用中漂移和碰撞的技术难题，而且解决了如何从传统大量无序摆放的文件中快速定位并找到所要文件的难题。

以作者所在的公司总部财务部为例，每个月末财务部人员需要将全公司大量无序纸质报销单与财务系统中付款凭证进行匹配。操作流程是财务人员根据财务系统中的付款凭证号，在几百份没有排序的纸质文件中（如图1所示）通过查看文件的内容，然后找到对应的报销单据，并将付款凭证和相应的报销单据匹配在一起。

图1.报销单据

 正常情况下200多份文件需要一天的时间来处理，500多份文件需要2天时间才能处理完；这只是在一家公司内，全国几十家分公司工作人员为解决这种简单重复的工作量总计起来每个月就有几十天。

我们尝试用射频识别技术（Radio Frequency Identification，RFID）来改变这种低效的工作方式。通过软硬件相结合，使用RFID高密度读取的方式较好地解决了上述问题。

为了解决上述业务问题，实现文件的快速查找定位，我们对问题中的难点进行了梳理，技术难点：一是文件单证杂乱无章，如何让单证具备电子化身份；二是RFID技术中的碰撞和漂移问题；三是众多没有任何排序规则的文件单证如何快速定位。

针对技术难点，通过认真细致的研究，构建了一整套的软硬结合的文件智能查找定位平台方案。整体方案包含四部分内容：（1）用来电子化文件的RFID文件盒，（2）用来实现文件与RFID文件盒绑定的手持枪及手持枪app程序，（3）文件单证识别系统，（4）用来进行文件单证识别查找的RFID智能识别板。

一、首先，要将杂乱无序的文件条码化

通过巧妙的思路将文件单据与RFID文件盒绑定。每一个费用报销的文件单据都有一个二维码，这个二维码与财务系统中的单据编号一一对应，用文件本身自有的编码作为文件唯一识别码，最终实现文件的可数字化。详细内容如图2所示。

图2.需整理的单证式样

二、制作可重复使用的RFID文件盒

在RFID文件盒投入使用前，我们对文件盒也进行条码化管理。给RFID文件盒赋值一维码，如图3，同时我们又给所有的文件盒粘贴了RFID的条码，并将rfid的标签与文件盒的一维码进行绑定。

在后面的使用中，员工在提交报销凭证时，将文件装入文件盒中，并使用手持枪将单个文件上的二维码与单个文件盒的一维条码进行绑定，实现文件的RFID 标签的赋值；这样每个文件就有了可以自动识别的RFID条码，为后续的自动查询定位奠定了基础。

图3 RFID文件盒

本方案中有一个极其巧妙的创新，就是我们事先制作RFID文件盒时使用RFID的扫描设备，对RFID 文件盒进行初始化赋值，而当员工将报销文件装入RFID文件盒，将文件与RFID文件盒绑定提交进入文件管理系统时，员工使用的并非是RFID扫描枪，而是普通的一维条码枪，这不仅降低了成本，更关键的是它有效的避免了RFID应用中最难解决的RFID漂移的问题。所有的文件在与RFID文件盒通过一维扫描枪一键绑定时，所有的绑定信息和文件信息全部进入到文件管理系统中，并统一进行管理。

需要强调的是，巧妙的创新点在于虽然文件单证的赋值使用了RFID动态快速读取的优势特性，但是在文件单证与RFID绑定的过程中，我们使用的一维条码枪，又完全避免了它使用过程中的漂移问题。

三、文件单证快速定位

在文件实现与RFID文件盒绑定以后，待工作人员月底进行关账处理时，将待整理的文件随意摆放到本方案中的RFID智能识别板上。登录到智能文件定位系统中，输入或复制粘贴想要查找的文件单据标号，点击查询，智能RFID识别板就能秒级反应，并在文件的位置处亮灯。

工作人员根据亮灯的位置快速找到文件，并将文件从文件盒中取出，与相应的凭证进行匹配。自此业务人员就完成了一个文件的查找过程，从原来的以天为单位的工作量，缩短到以小时为单位的工作量。

图4 RFID智能识别板查找示例

在这次的解决方案中，还有一个很微小但是非常有效的创意。我们对已经赋了一维码和二维码的RFID文件盒进行了明显的数字标识，如下图5所示内容，这使得在最后的查询过程结果显示的时候，即使RFID智能识别板的LED显示的稍微有些偏离，但是工作人员仍可以根据系统显示的RFID文件盒的数字号在LED灯亮的附近地方通过人眼数字定位找到准确的文件，不会因为LED定位灯偏移而导致工作人员拿错文件。这是一个精益运营理念在实际工作中的经典应用,通过这种简单的方法避免了RFID 技术由于碰撞产生的误差和偏离。 

图5 带编码标识的RFID文件盒

该解决方案在实际业务场景中应用后，得到应用人员的极大肯定，以非常低的成本，极大的提高了效率，同时作者经过深入思考和多方调研，认为该方案极具推广价值，可以广泛的应用到法院、图书馆、医院和银行等相关需要对文件单证快速查找和定位的行业中；同时也可以推广到大部分免税店购买物品在机场快递提货的分拣过程中，相信这种方案的应用能够极大提高这些行业的定位查找效率，提高整个行业水平，降低社会行业操作成本。

 作者：鸿链科技